Assistenz (m/w/d)

Sie sorgen dafür, dass die Leitung der Fachstelle und die zuständigen Referentinnen und Referenten für Prävention und Intervention bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben qualifiziert unterstützt und wirksam entlastet werden. Sie unterstützen die Koordination und Durchführung von Projekten zum Thema sexualisierte Gewalt und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen der Fachstelle und anderen Stellen oder Personen innerhalb und außerhalb der Nordkirche. Sie sorgen für eine gute Erreichbarkeit der Fachstelle, koordinieren Termine und bereiten Sitzungen vor. Mit einem Anteil Ihrer Arbeitszeit sind Sie der Geschäftsführung der Anerkennungskommission der Nordkirche in der Fachstelle zugewiesen und unterstützen diese in der Erfüllung ihrer Aufgaben.

Zu Ihrem Bereich gehören u. a. folgende Tätigkeiten:

• Sekretariat der Fachstelle inkl. Abrechnung, Vorbereitung und Weiterleitung von Anweisungen, Rechnungstellung, Schriftverkehr, Terminkoordination, Reiseplanung, Materialverwaltung, Websitepflege, Service in der Fachstelle (Catering, Koordination von Gewerken etc.), Mail- und Telefonverwaltung etc.
• Berichtswesen, Dokumentation, Aktenführung und Pflege des Aktenplans
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Besucherinnen und Besuchern
• Veranstaltungs- und Sitzungsorganisation
• Recherche, Vorbereitung und Zurverfügungstellung von Arbeitsmaterialien
• sonstige administrative oder organisatorische Aufgaben

Für die Unterstützung der Geschäftsführung der Anerkennungskommission der Nordkirche fallen insbesondere folgende Aufgaben an:

• Besetzung des Telefons der Geschäftsstelle der Kommission zu ausgewiesenen Sprechzeiten und Beantwortung von Anfragen per Post/E-Mail/Telefon
• Erstkontakt mit Betroffenen von sexualisierter Gewalt und Übermittlung organisatorischer Informationen an Betroffene und Lotsinnen und Lotsen der Nordkirche sowie Kommissionsmitglieder inkl. Terminkoordination
• organisatorische Vor- und Nachbereitung der Sitzungen und Aktenführung

Sie verfügen über eine Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation, möglichst mit Berufserfahrung. Sie haben gute MS Office-Kenntnisse und können insbesondere mit Outlook und Excel gut umgehen. Für das gesamte Team behalten Sie die Übersicht in komplexen Kontexten und finden unkomplizierte Lösungen für tagesaktuelle Anliegen der Kolleginnen und Kollegen. Auch bei unvorhergesehenen Ereignissen im Tagesgeschäft arbeiten Sie ruhig, selbständig und verantwortungsbewusst. Zu Ihrem Arbeitsbereich gehören auch sensible Erstkontakte mit Betroffenen von sexualisierter Gewalt. Für die Unterstützung der Arbeit in diesem herausgehobenen Themenfeld braucht es daher einen hohen Grad an Empathie, Belastbarkeit und die Fähigkeit, gut und besonnen mit Konfliktsituationen umgehen zu können. Die Bereitschaft zur Fortbildung und (Team-)Supervision setzen wir daher voraus.